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シェアードサービスに関する定期的評価のあり方(実践編)

2008年02月14日 宇賀村泰弘、豊田憲和


はじめに

 近年、シェアードサービスの導入は、多くの企業で行われ、その認知度も高まっており、組織戦略、グループ経営戦略の一手として活用されています。一方で、シェアードサービスを導入したものの、「当初想定していた効果が得られない(得られているかわからない)」又は「逆にコスト増となってしまった(負荷は軽減されるどころか増加している)」というケースも見られます。

 目的を持って戦略的に導入した以上、企業グループにとってその効果を享受できるようにシェアードサービスを運営するべきであり、課題や改善ポイントに関しては随時検討し、改革を進める必要があることは言うまでもありません。しかしながら、シェアードサービスは様々な要素が絡み合って効果を発揮するものであり、その課題や改善ポイントを網羅的に把握することは容易でないのも事実です。

 ここで紹介する診断項目は、現状のシェアードサービス導入状況について、その課題や改善ポイントを簡易的かつ網羅的に把握することを目的とし、具体的な診断ポイントとして考えられる項目を整理したものです。診断軸としては、「戦略」「組織」「業務プロセス」「人事」「管理」「情報システム」の6つを定義しています。本稿ではその中の「戦略」部分を特に抜き出して解説いたします(他の具体的な診断項目を必要とする場合はこちらにご連絡をお願い致します)。
 

戦略面におけるシェアードサービス導入後の診断項目

  1. 「シェアードサービス組織の『目的』が明確に文書化されており、該当の文書が関係先に行き渡っているか」
    これは、シェアードサービスが適用されている範囲において、シェアードサービスの位置づけが明確であり、かつそれを認識していることが、戦略上充足しておくべきポイントであると考えられるからです。


  2. 「シェアードサービス会社(組織)のトップが「目的」を明確に意識し、定期的に従業員に対して説明を行っているか」
    これはシェアードサービス会社(組織)のリーダーが、グループ全体における位置づけを理解した上で、シェアードサービスの戦略を定義できており、更に意識の浸透が必要な人に対して十分なコミュニケーション(アカウンタビリティ)を保持していることが戦略上充足しておくべきポイントであると考えられるからです。


  3. 「シェアードサービス提供範囲における業務が最適化思考のもと整理されており、かつ、改革を継続する力(仕掛け)を保持しているか」
     シェアードサービス業務の範囲は全体最適の視点で構築されるべきです。設立時などの提供範囲設定が十分な検討をしないまま現状の組織に紐づいている業務をスライドさせた場合などは往々にして不整合を保持していることが見受けられます。合わせて、そうした範囲を定期的に見直す組織力、制度が必要となります。


  4. 「内部環境、外部環境に応じた適切な目的の再定義が行われているか」
     戦略は必ず目的を保持します。環境変化等を勘案し、必要に応じてその目的を見直すことも重要なことです。


  5. 「過去の資源配分が結果として最適であり、未来の資源配分は、現状の内外の環境および想定されうる将来の環境を勘案して妥当なものであるか」
     資源配分とは、特に人的資源配分、システム投資配分などのことを指します。設立時における配分が目的や長期的な外部環境を勘案した場合に妥当であったかを把握し、現状や今後も視野に入れて妥当性があるかを判断します。


まとめ
 
上記において5つの診断項目を示しましたが、このように一つ一つのポイントを分析、評価し現状をあるべき姿へ導くために何ができるかを考えることが重要になります。また「戦略」以外の診断軸に関しても同レベルの具体的な軸での診断を行い「戦略」を含めて総合的に課題を把握し、優先順位をつけて改善に取組むことが必要です。

 今回は、以前に我々が提示いたしましたシェアードサービス診断の視点をブラッシュアップし、より具体的な検討内容を例示いたしました。

 貴社が既にシェアードサービスを導入しており、今後その運営を進めていく必要がある場合には、上述したような視点と診断項目で、検討するべきポイントを整理して改善に取組んでみてはいかがでしょうか。

 

◆評価シートのイメージ(参考)
 上記戦略面の診断も含めた総合的な診断ツールを準備しております。その一部をご紹介します。
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