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業務改革における現状分析の重要性

2008年02月14日 宇賀村泰弘


トップダウン+ボトムアップ型での業務改革の重要性

 現状の業務改革では、経営戦略をベースとした業務改革プラン策定が一般的なものとなっています。こうしたトップダウンの考え方は、必ずしも間違いであるわけではありませんが、真の業務改革のためは、一時のものではなく、継続性を伴う改革でなければなりません。

 そのため、トップダウン型の業務改革実践においては、その前提として、実施主体者である従業員に十分な理解、浸透が必要となります。しかし、残念ながらコミュニケーションが不足している状況でのトップダウンの業務改革は後を絶たないのが現状であり、継続的な業務改革に結びついている企業は少ないといえます。

 また、業務改革の実践にしても、詳細な部分での効率化、抜本的な見直しの視点は、現場に隠れているケースが多いと言えます。

 結局、トップが考える経営戦略、情報戦略から導き出されるあるべき姿だけでなく、ボトムが考える改善業務項目も合わせて把握することにより、両軸をベースとした具体的な業務改革プラン策定を行うことが現実的には、最も成功への近道となるのです。

 このようなプロセスで策定された業務改革案は、実行性が高く、また、効果が見込みやすいものです。業務改革はそもそも現場が主役になるものであることを忘れてはなりません。場当たり的な対応をしても最大効果を得ることは出来ません。継続的な改革の芽を作ることが何より重要なのです。

 ボトムからの情報把握を含む業務改革では、最終的には顧客の満足度を高めることが可能となります。このような考え方を業務改革手法に盛り込むことが実は、真に必要不可欠な点だと言えます。
 

企業における業務量把握の必要性

 企業において誰が何の作業をしているのかは非常に見えにくいものです。特に規模の大きい企業における間接業務は調整時間や、会議など情報を伝達するためだけの業務もあり複雑になっているのが実態ではないでしょうか。

 マネジメントとしては、そうした企業内部での業務が一体どれほどの量で行われているかを把握したいというニーズは大きいといえます。例えば、業務改革を実践するときに、どこから手をつけてよいかわからず、そうした時に、定量的な業務量に基づいて問題を特定するなどがあげられます。また、情報システム投資をする上でどの業務に投資をするのが最も効率的かという判断を下す上で、定量的な裏づけは費用対効果を測定するということも考えられます。

 そうしたニーズに対して、ABCやABMといった管理会計の手法がありますが、業務発生状況に関する情報を収集する仕組みは別途必要となります。それが一般的にはERPの導入などにつながるのですが、そもそもERPが導入されていない、もしくはABM的な管理手法が導入されていない企業においては定量的な業務量の把握というものが難しいといえます。

 業務改革における現状分析は現行、各部門へ網羅的にヒアリングを実施した上で、問題点を抽出し課題を明確化し、業務改革プランを策定するのが一般的です。そして、効果算定、改革案策定のための情報の一つとして、現状業務の定量化を行うことが多いといえます。

 このやり方でも、業務量の定量化はある程度可能ですが、業務改革結果の効果算定に利用するには、実は精度が劣るため難しいのです。形だけの効果算定で、意思決定がなされているのが現状なのです。

 反面、全ての調査対象者に張り付き、ストップウォッチなどで時間を測定するなどは、事実上不可能です。しかし、ある程度の精度を確保するためには、個人の積み上げによる、定量化は必要な事といえます。最適なのは、個々人の申請を積み上げることで、総時間を計算するというものです。但し、前提として対象となる企業における業務構造が適切に定義されることが必要です。固定化した業務構造に対して時間を申告制において把握するのです。

 このようにある程度の精度を持って正確に、定量的に把握することにより、効率的に問題点を把握できると共に、システム化などでの効果算定を詳細レベルにおいて検討することが可能になります。これにより合理的な改革プラン策定を行うことができるようになるのです。
 

まとめ

 企業競争力強化のための一つの方向である全体効率の向上は、業務改革を行い、余力を他の競争力強化活動へと変えていくという段階を経て行われるのが基本です。そして、その業務改革の導入部である、現状把握は必要不可欠なもので、目標とする位置づけとのギャップを認識する上でも、非常に重要といえます。合わせて、定量化指標を精緻に把握することで、現実の『真の姿』を把握し、方向性を全体で共有できるようにすることは、業務改革の重要な要素の1つなのです。
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